宿泊の日程変更とキャンセル料

宿泊の予約を考える時、最も重要なのは・・・予算。

先立つものがなければ、旅行の計画を立てることもできないし、
予算の内、どのくらいの割合を宿泊につかえるかで、
宿の選択肢が決まってきます。

実際にお問い合わせをいただく中で最も多い質問は、

1位　キャンセル料
2位　宿泊料金
3位　設備（特にBBQに関すること）

と、お金に関することがダントツです。
1位と2位はほぼ同等ぐらい。
3位の設備は、コテージ宿泊の一番人気が「BBQを楽しめること」であるため、
それに関連する質問が多くなります。

さて今回は、最も気になる「キャンセル料」についてお話してみますね。

■日程を変えたいだけなのに、なんでキャンセル料？

「バーベキューしたかったんだけど雨の予報だから日程を変えてほしい」

「ゴルフの予約してたんだけど、どうも雨みたいだからゴルフ場をキャンセルした。
だから宿も日を変えてほしい」

「10人で行くはずだったけど、都合で半数しか行けなくなった。
みんなで行きたいからその日をやめて改めて相談したい」

予約日の3日前にこのような問い合わせがあった場合、
果たしてキャンセル料はかかるのでしょうか？

答えはいずれも「かかります。」

当施設のキャンセルポリシーは、コテージ4棟までの予約の場合は14日前から、
5棟以上の予約の場合は1ヶ月前からキャンセル料が発生します。

これは、ホテルなどのような客室ではなく1棟貸しのため、このような設定になっています。

例えば1棟の予約なら14日前からかかりますが、
キャンセル料が発生する日程に入ってからの日程変更は、通常のキャンセル扱いとなります。

「また予約するつもりがあるのに、なんでキャンセルなの？」

そんな声もお聞きしますが、お客様にとっては「変更」でも、宿にとってはキャンセルと同じになります。
予約としてお受けしたお部屋は、たとえ「変更」であってもその日に宿泊していただけなければ、
ポッカリと空いてしまいます。
予約されている間は、他の方からお問い合わせがあっても当然お断りしていますので、
それがやむなく日程変更されたい場合にはキャンセル料をいただくしかない、ということになります。

また、小さいお子様の急な発熱や身内の不幸、お仕事の都合などもよくお問い合わせをいただきますが、皆様できるだけ不公平がないよう、お客様都合でのキャンセルは全てキャンセル料をいただいています。

■では台風の場合はどうなるの？

台風が次々と発生した今年は、台風に関するお問い合わせも多くありました。

「今度の週末、ちょうど台風が岡山に接近するけど、もしキャンセルしたらどうなるの？」

「警報が出たらどうなるの？」

答えは、「宿が通常営業している場合は、キャンセル料は通常通り発生します。」

学校などは警報が出れば休校になることがありますが、
宿としては予約をお受けしている以上は、そう簡単に休業するわけにはいきません。

実際に、地震や災害でもキャンセル料は残念ながら発生してしまいます。
修学旅行などの大きな団体になると、そのキャンセル料も多額になったという、他施設の実例もあります。

宿泊施設だけでなく飛行機や新幹線も、自己都合でキャンセルして返金になる場合は、
必ずキャンセル料が差し引かれますね。
宿として営業が困難になると判断した場合を除きキャンセル料は通常通りという理由も、
同じところにあります。

■留守電にメッセージを残したのに

「コテージ1棟を予約して、14日前からキャンセル料がかかるから、
15日前の夜間に留守電にメッセージを入れたのに、どうして14日前キャンセルの扱いになるの？」

当館のお電話対応時間は通常、午前8:30から午後5:00まで。
宿泊予約のある土曜日、連休、夏休み期間などは午後8:00まで。

このご対応時間外にいただいたメッセージは、翌営業日の扱いとなります。
これは、メッセージの内容を確認できるのは実際には翌営業日になるためです。

そして、夏休み期間などを除いては通常、毎週火曜日と水曜日は休館日です。
このため、月曜日の午後6:00にいただいたメッセージは、翌営業日となる木曜日の扱いになります。

これはメールでいただくメッセージも同様です。
実際に内容を確認できる日が受付日となりますので、どうぞご理解下さい。

■キャンセル料はいくら？　どうやって支払う？

キャンセル料が発生した場合には、予約時にお知らせいただいたご住所に、
振込先、振込期日、金額を明記して請求書をお送りいたします。

1棟20,000円を基本として算出しますので、例えば14日前キャンセルなら、
20,000円×15%＝3,000円

7日前なら
20,000円×20%＝4,000円

5日～2日前なら
20,000円×30%＝6,000円

前日なら
20,000円×50%＝10,000円

当日、不泊は
20,000円×100%＝20,000円　となります。

なおこれは、予約全てがキャンセルになる場合、または棟数が減る場合（3棟が2棟に減るなど）に適用されます。

棟数に変更がなければ、人数の変更にはキャンセル料はかからず、1人当たりの料金が変わってきます。

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今回は実務的な内容でしたが、キャンセル料についてのモヤモヤがちょっとは晴れたでしょうか・・・？

三保高原までの山道の木々が、日に日に色付き始めました。
少し冷え込んだ今朝は、この秋初めての雲海が広がっていました。
年賀状の予約が始まると、年の瀬が目の前です。

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